Pääjärjestäjähaku

By Matti Lötjönen • joulukuu 29, 2017

PÄÄJÄRJESTÄJÄHAKU EYP Finlandin vuoden 2018 alueellisiin istuntoihin sekä vuoden 2019 kansalliseen istuntoon on nyt auki! Neljä kolmipäiväistä alueellista istuntoa on määrä pitää eri puolilla Suomea loka–marraskuussa 2018 ja nelipäiväinen kansallinen istunto tammi–helmikuussa 2019. Istunnot tulevat kestämään toimihenkilöille eli myös pääjärjestäjille päivän virallista kestoa kauemmin.
Mikäli istunnon pääjärjestäminen kiinnostaa teitä, tässä viestissä on tärkeää informaatiota pääjärjestäjäksi hakemisesta. Istuntojen järjestäminen vaatii ennen kaikkea motivaatiota ja innokkuutta.

Myös kokemus järjestäjänä olemisesta aiemmissa EYP-istunnoissa ja muissa tapahtumissa on suuri etu! Pääjärjestäjinä teidän tulee olla valmiita sitoutumaan projektiin koko vuoden ajaksi.

Pääjärjestäjinä olisitte vastuussa istunnon käytännön järjestelyistä, kuten tiloista, ohjelmasta, budjetista, järjestäjätiimin kokoamisesta ja johtamisesta sekä yhteistyökumppaneiden hankkimisesta. Istunnon akateemisista asioista, kuten komitea-aiheista, sekä toimihenkilöiden valinnasta on puolestaan vastuussa EYP Finlandin hallitus.

Vaikka pääjärjestäjinä olette vastuussa istuntojen järjestämisestä, ette kuitenkaan tule olemaan yksin projektin kanssa, vaan EYP Finlandin hallitus tukee teitä koko vuoden ajan. Erityisesti tapahtumavastaavamme auttavat pääjärjestäjiä läpi vuoden! Tämän vuoden vastaavat eivät ole vielä varmassa tiedossa, sillä uusi hallitus ei ole vielä järjestäytynyt. Ilmoitamme uusista vastaavista heti kun hallitus järjestäytyy.

Pääjärjestäjille järjestetään kaksipäiväinen pääjärjestäjäkoulutus, joka on tammikuun 27.–28. päivä Helsingissä. Kirjoittakaa jo hakemukseenne, sopiiko tämä viikonloppu teille. Jokaisen tulevan pääjärjestäjän oletetaan osallistuvan tähän koulutukseen, vähimmäisvaatimuksena yksi pääjärjestäjä jokaisesta istunnosta.

Pääjärjestäminen on oiva tapa haastaa ja kehittää itseään, kokea uusi mielenkiintoinen puoli istunnoista ja saada erittäin tärkeää kokemusta myöhempään elämään. Itse henkilökohtaisesti istunnon pääjärjestäjänä en voi muuta kuin suositella tämän haasteen ottamista. Pääjärjestäminen vie paljon aikaa, mutta antaa takaisin huomattavasti enemmän – lopussa kiitos seisoo.

Mikäli haluatte hakea istunnon pääjärjestäjiksi, kirjoittakaa vapaamuotoinen hakemus (1-3 A4-sivua) ja lähettäkää se osoitteeseen rekry@eypfinland.org . Hakemukset tulee lähettää PDF-muodossa. Hakemuksesta on hyvä käydä ilmi esimerkiksi seuraavat tiedot:

– Ketkä istuntoa hakevat ja minne?
– Haetteko alueellista vai kansallista istuntoa? (Huomatkaa, että näistä ei tarvitse valita vain toista, vaan voitte ilmaista olevanne halukkaita pääjärjestämään kumman tahansa alueellisen tai kansallisen istunnon.)
– Mikä on istunnon alustava ajankohta?
– Mikä on motivaationne hakea istuntoa?
– Pystyttekö sitoutumaan istunnon järjestämiseen koko vuodeksi? Hakemuksessanne on hyvä mainita myös esimerkiksi opiskelu- ja työsuunnitelmista ja muista vastaaavista.
– Mitkä voisivat olla mahdolliset tilat? Huomioikaa ainakin CJO-training, mahdollisia istuntokouluja sekä GA:n tila.
– Ketkä voisivat olla istunnon mahdollisia suojelijoita ja yhteistyökumppaneita?
– Mikä voisi olla mahdollinen teema istunnolle ja miksi?

Hakemusten deadline on tiistai 9.1.2018 kello 23.59 Suomen aikaa.

Mikäli teillä on mitään kysymyksiä haun tai pääjärjestäjyyden suhteen tai haluaisitte kuulla palautetta hakemuksestanne jo ennen haun päättymistä, voitte laittaa sähköpostia osoitteeseen rekry@eypfinland.org. Annamme mielellämme palautetta hakemuksestanne, ja voitte sitten muokata sitä vielä ennen lopullisen version lähettämistä.

Hakemukseen kannattaa panostaa ja se saa olla juuri teidän näköisenne. Voitte halutessanne liittää hakemukseenne esimerkiksi videon, kuvia, infograafin tai jonkin muun osan, jossa esittelette itsenne, mahdollista istuntopaikkakuntaa tai konseptianne. Nämä eivät ole hakemuksen pakollisia osia, mutta mikäli innostutte persoonallisesta lisäesittelystä, tässä on siihen oiva mahdollisuus!

Mikäli haluatte ottaa pääjärjestämisen ainutlaatuisen haasteen vastaan, hakekaa istuntoa yksin, kaksin tai kolmisin! Mikäli haet istuntoa yksin, sinulla tulee olla yksi tai kaksi avainjärjestäjää (Deputy Head Organiser) sitoutuneena avuksesi projektiin jo heti istunnon järjestämisen aloituksesta lähtien.

Huomaathan, että et voi hakea pääjärjestäjäksi, mikäli olet paikkarihallituksen puheenjohtaja tai EYP Finlandin hallituksen jäsen tai varajäsen.